Kevesebb időben többet keresni

 

Kevesebb időben többet keresni

A hatékonyság növelésével, a technológia kihasználásával és némi átszervezéssel akár a megszokott heti 40 óránál rövidebb idő alatt is elvégezhetnénk mindent.

A 8 órás munkanap ideje lejárt, egyáltalán nem biztos, hogy a gazdasági racionalitás még mindig azt követeli, amit 100 éve megszoktunk. A munkaidő csökkenése egyáltalán nem új keletű dolog, így nem is valamiféle gazdaságromboló folyamat. Nemrég egy amerikai startup vállalkozás, a szörfdeszkákat gyártó Paddle tulajdonosa úgy döntött, hogy a cégénél bevezeti az ötórás munkanapot, mert tapasztalatai szerint 30 százalékkal kevesebb munkával töltött órával is ugyanolyan szintű termelékenységet érhetünk el. 

Először is be kell látni, hogy a rövidebb munkaidő bizonyos területeken biztosan nem fog működni. Vannak olyan szakmák, ahol valakinek mindig rendelkezésre kell állnia – itt legfeljebb a beosztással variálhatunk. Az is nagyon valószínű, hogy a mostani, meglévő rendszerünkben nem lesz annyi tartalék, hogy megspóroljunk akár egy teljes napnyi munkát.  Ha a munkánk ugyanúgy néz ki, mint az ipari forradalom idején, valószínűleg a munkarenden sem nagyon tudunk majd változtatni.  A legtöbb munkaterület viszont áthangolható a kevesebb munkaórára úgy, hogy a termelékenység megmaradjon, vagy növekedjen.

Tetszik az ötlet? Akkor lássuk, hogyan kezdjünk hozzá a megvalósításhoz!

Alkalmazzuk a 80-20-as szabályt

Tim Ferriss a „4 órás munkahét” című könyvében számos jó tanáccsal szolgál azoknak, akik a rövidített munkanapra szeretnének átállni. Az egyik legfontosabb gondolat viszont a Pareto-elven alapul: a termelés 80%-a származhat 20%-nyi erőfeszítésből is. Értékeljük a munkanapot, alaposan elemezzük ki a feladatokat, időszakokat, így könnyedén megtaláljuk, hogy nálunk hol az a 20%, ami valóban hasznos. A maradék időt már ki is iktathatjuk.

Kapcsoljunk termelési gondolkodásmódra

Az öt órás munkanap bevezetése a dolgozókat is megrémítheti, hiszen eddig jól ellubickoltak a 8 órában is, és úgy vélhetik, hogy lehetetlen elvégezni a munkájukat kevesebb idő alatt. Miért lennének gyorsabbak ugyanazért a pénzért? Annak érdekében, hogy a csapatunk átálljon termelési gondolkodásmódra, álljunk elő a nyereségrészesedés tervvel. Ha például a nyereségünk 5 százalékát átadjuk az alkalmazottaknak, természetesen bizonyos bónuszként, akkor az ő gondolkodásmódjuk is könnyebben kattan át a termelékenységi üzemmódba.

Felejtsük el, hogy „mindig elérhetőek” legyünk

Az egyik leggyakrabban elhangzó kifogás a csökkentet munkaórás munkanap bevezetésével szemben az ügyfélszolgálat működtetése a cégeknél. Az aggódás oka, hogy ha kevesebb órában dolgozunk, nem érnek el az ügyfelek, ezzel pedig elveszítjük őket. Ügyfelet, jövőbeni vásárlót, így bevételt. De a tapasztalat az, hogy nem az számít, hogy mindig álljon valaki a pult mögött, vagy a legyen a telefon másik oldalán. Ha be tudjuk határolni, hogy mikor a legaktívabbak az ügyfelek, máris beosztható a munkanap. A maradék időben pedig a segíthet a technika. Mindig válaszoljunk, ám az első levél lehet egy automatikus üzenet arról, hogy „üzenetét megkaptuk, hamarosan jelentkezünk”, a valós megoldás pedig a következő munkanap, de szigorúan 24 órán belül érkezzen meg az ügyfélhez.

A technológia a barátunk

Az öt órás munkanap egyik nem várt előnye az, hogy rávilágíthat a cégünk gyengeségeire is, legyen szó felesleges munkaórákról vagy néhány plusz emberről. Annak érdekében például, hogy a raktári és ügyfélszolgálati alkalmazottak munkáját 30%-kal csökkentsük anélkül, hogy új embert kéne felvennünk, jöhet az átszervezés! Ki kell találni, hogy szolgáljunk ki ugyanannyi ügyfelet ugyanannyi dolgozóval, kevesebb idő alatt. Kézenfekvő megoldás az automatizálás adta lehetőségek kihasználása. A raktárban csökkenthetjük a csomagolási és szállítási időt egy szoftver segítségével, az ügyfélszolgálat átdolgozhatja a gyakran ismételt kérdések oldalt a webes felületünkön, és létrehozhatunk például videós oktatóanyagokat, hogy az ügyfelek saját maguk is megtalálják a választ a kérdésükre.

Ha kell, dolgozzunk többet

Az alkalmazottak az ötórás munkanap végén bűntudat nélkül sétálnak ki az ajtón, elértük, hogy mindenki hatékonyabban végzi a munkáját. Ám lehetnek kivételes napok, ez nem vitás. A nyolcórás, 9 – 17 óráig tartó munkarendben dolgozóknál itt is lehet túlóra egy-egy kritikus időszakban. Szóval ne érezzük úgy, hogy a rendszer nem működik attól, ha előfordul néha, hogy kevésnek bizonyul a rövidített munkanap. De ha általában felállhatunk a székünkből a korábbinál egy órával előbb, és mehetünk haza, az edzőterembe, a gyerekért, egy jót kávézni az ismerősökkel, már nem is lesz olyan megterhelő az időnkénti túlóra.

Az ötórás munkanapot bevezető vállalkozásvezetők azt mondják, a döntést meghozni nehéz lépés volt, ám úgy látják, hogy az alkalmazottak boldogabbak, termelékenyebbek, így jó üzleti döntést hoztak.

 

Forrás:

P&P Cégblog

Teteje