A magyar vállalkozások akár milliókat is spórolhatnának, ha áttérnének a számlák és a teljesítés igazolások digitalizálására. Nem lenne szükség ugyanis papír alapú formára, ha a számlák egy számlázó programban készülnének, a hozzájuk kapcsolódó teljesítésigazolások pedig elektronikusan lennének aláírva.

A NAV létrehozott egy új, ingyenes számlázó programot, amellyel a számlák könnyebben és gyorsabban elkészíthetők számítógépen. Ha bármilyen számlázó programmal készülnének el a számlák, illetve a hozzájuk tartozó teljesítésigazolásokat a cégek elektronikusan írnák alá, akkor nem kellene kinyomtatni őket, a digitális térben megtalálnánk őket.

Egyrészt sokkal gyorsabb és egyszerűbb digitálisan kezelni a folyamatot, másrészt csökkenthető vele a nyomtatás, a futár díjak, az adminisztrációs munka, illetve a posta is. Mindez alapvetően azon múlik, hogy hogyan dönt a cégvezető, azaz, hogy kiváltja-e az ehhez szükséges e-aláíró tanúsítványt néhány ezer forintos díj ellenében. A technológia ugyan adott egy ideje, sok cég azonban még ragaszkodik a papíralapú ügyintézéshez.

Néhány vállalat már eddig is használt számlázó programot, azonban az új szabályozás következtében akár tömegesen is áttérhetnek erre a cégek. Ezek alatt a cégek alatt elsősorban a kkv-kra kell gondolni, akik még mindig papíralapú számlát alkalmaznak. Somkuti András, a Docler Csoport elnöke, az e-aláírás specialista NETLOCK ügyvezetője elmondta, hogy a NAV számlázó rendszeréből a hazai cégek ingyenesen állíthatnak ki számlát, azonban attól még, hogy a számla digitálisan keletkezik még nem lesz automatikusan e-számla.

A hatályos ÁFA törvény alapján a számla eredetének hitelességét, adat tartalmának sértetlenségét, olvashatóságát a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani szükséges. Amennyiben a számla elektronikusan kerül kiállításra, akkor szükséges, hogy legyen rajtuk elektronikus aláírás, időbélyegző, hosszútávon olvasható és szabványos legyen.

A számlákhoz tartozó teljesítésigazolások szintén aláírhatók elektronikusan, így nem kell kinyomtatni őket. Ez már egy kisebb vállalatnál is érezhető megtakarítást jelent, míg egy közepes- vagy nagyobb vállalat esetében már akár milliós is lehet a spórolás.

Sokan úgy hiszik, hogyha egy dokumentumot beszkennelnek, akkor az jogilag is az eredetivel egyenértékűvé válik. Ez azonban koránt sincs így, hiszen mindehhez a dokumentumok hiteles e-konverziójára van szükség. Ezzel bizonyítjuk törvény és hivatal előtt, hogy a dokumentumot senki sem módosította a digitalizálás után. Erre pedig a legmegfelelőbb megoldás az elektronikus aláírás, vagy az elektronikus időbélyegzés.

Mivel már létezik egységes szabályozás, így az elektronikusan aláírt dokumentumok minden Európai Uniós tagállamban elfogadottak, az így aláírt dokumentumok minden tagállamban teljesen egyenértékűek.

Az e-aláírások ma már felhőalapú szolgáltatásként is elérhetőek, bármilyen böngészőn keresztül használhatjuk bárhol és bármikor. Az aláírás folyamata pedig nem csak egyszerű, de biztonságos is.

Az e-számlázás és az e-teljesítésigazolás 5 lépése:

1.      A szállító előkészíti a teljesítésigazolási dokumentumot Word formátumban, majd lementi például PDF-ben.

2.      A szállító cégnek egy arra jogosult munkavállalója – legyen az cégvezető, vagy pénzügyi vezető – egy webes felületen keresztül néhány kattintással aláírja a teljesítésigazolást, akár egyesével, akár egyszerre többet is.

3.      A szállító e-mailen elküldi a vevőnek az e-aláírással ellátott teljesítésigazolást, ahol egy arra jogosult munkavállaló aláírja néhány kattintással a teljesítésigazolást és visszaküldi e-mailen a szállítónak.

4.      A szállító kiállít egy digitális számlát, és elektronikusan aláírja.

5.      Az e-aláírással ellátott számlát pedig e-mailen továbbítja a vevőnek.A NETLOCK a Docler cégcsoport tulajdonában áll, és hazánkban az elektronikusan hitelesített üzleti megoldások vezető fejlesztője, integrátora és szolgáltatója. Minősített időbélyegzés-, hitelesítés- és archiválás szolgáltató, PKI- rendszerintegrátor vállalat és PKI- tanácsadóként az elektronikus üzleti megoldások technológiai és jogi szakértője és szállítója.

Magyarországon a NETLOCK az első, a közigazgatásban is elfogadott hitelesítés szolgáltató. Hazai és nemzetközi partnerei számára innovatív megoldásokat kínál, ilyen többek között az e-Archiválás, az elektronikus számlázás, az üzleti kommunikáció titkosítása SSL-tanúsítványokkal, az elektronikus másodbizonylat megőrzés, vagy a CityPass intelligens közlekedési és városkártya rendszer, amely 2013-ban Magyar Termék Nagydíjat kapott.

Mindeközben azt is lehetővé teszi, hogy az ügyfeleti e-tudatossá és versenyképesebbé váljanak, minél tudatosabban keressék az elektronikus üzleti folyamatok szélesebb körű felhasználási lehetőségeit.

A NETLOCK a világon mindenhol megbízható, legfelső szintű hitelesítés szolgáltatóként van jelen, legyen szó a jelentősebb operációs rendszerekről (Windows, Mac OS X, IOS (iPhone, iPad), Android OS), a legfontosabb böngészőkről (Mozilla Firefox, Internet Explorer, Google Chrome, Safari), vagy a levelezőalkalmazásokról (MS Outlook, MS Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Mac OS Mail).